Ab 1. Januar 2017 müssen buchhaltungsrelevante Daten archiviert werden

Keywords:  Storage

Für das zum 1. Januar 2015 in Kraft getretene GoBD gilt eine Übergangsfrist für Altsysteme, die allerdings mit 31. Dezember 2016 endet. Danach muss auf unveränderlichen Datenträgern (WORM-Medien) archiviert werden.

Archivierung auf unveränderlichen Datenträgern
Archivierung auf unveränderlichen Datenträgern

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, beschreiben im wesentlichen die Anforderungen an die Unternehmens-IT und im speziellen den Umgang mit buchhaltungsrelevanten elektronischen Dokumenten.

Alle Belege elektronischer Kassen-, Warenwirtschafts- oder Dokumentenmanagementsystemen müssen ab dem 1. Januar 2017 in einem Archiv aufbewahrt werden, welches über die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten verfügt, wie das Produktivsystem. Eine oftmals fälschlicherweise als Archiv gepriesene Bandlösung (Tape) ohne direkten Dateizugriff, ist dementsprechend unzulässig.

Um die Unveränderbarkeit sicherzustellen, müssen also unveränderbare Datenträger (WORM-Medien) verwendet werden. Software-seitig müssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Protokollierungen integriert sein, die durch Zugriffsbeschränkungen seitens der Betriebsorganisation flankiert werden. Die Ablage der Daten im Kassensystem selbst genügt also nicht, berichtet die IT Business in einem Artikel vom 16. September.

INCOM empfiehlt seit jeher Archivdaten in langlebigen und energieeffizenten Nearline- oder Offline-Archiven auf Basis optische Datenträger zu speichern, die per se die GoBD-Anforderungen an die Datenträger erfüllen. Mit Einstiegslösungen, wie der StorEasy® WORM Appliance oder in größerem Umfang mit den HIT-Storage Archivsystemen, können nahezu alle Anforderungen an Speicherbedarf und Zugriffsgeschwindigkeit skaliert werden -immer bei maximaler Datensicherheit.

Die GoBD kann in vollem Umfang auf der Seite des Bundesministerium für Finanzen (BMF) gelesen werden.